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Obligation d'utiliser un système de caisse sécurisé : encore quelques précisions...


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L’administration a apporté de nouvelles précisions sur l’obligation d’utiliser un logiciel de caisse certifi é
et sécurisé, pour les assujettis à la TVA (Bofi p actualités 4 juillet 2018 : BOI – TVA – DECLA – 30-10-
20180704)
.


Qu’entendre par logiciel ou système de caisse ?


Un logiciel ou système de caisse est un système informatique doté d’une fonctionnalité de caisse, laquelle consiste à mémoriser et à enregistrer extra-comptablement des paiements reçus en contrepartie d’une vente de marchandises ou de prestations de services c’est-àdire que le paiement enregistré ne génère pas concomitamment, automatiquement et obligatoirement la passation d’une écriture comptable.


Précision : ne sont pas considérés comme enregistrés extra-comptablement les paiements pour lesquels le logiciel ou système enclenche obligatoirement, instantanément et automatiquement, sans intervention humaine, une écriture dans le système d’information comptable.


L’obligation concerne tous les logiciels ou systèmes de caisse permettant l’enregistrement des règlements de leurs droits quel que soit le mode de règlement : espèces, chèques, CB, virements, prélèvements etc. L’obligation s’applique y compris en cas d’enregistrement sur un logiciel ou système accessible en ligne.


Certifi cation obligatoire de tout logiciel disposant d’une fonctionnalité de caisse
Un logiciel, quelle que soit sa qualifi cation (de caisse, comptable ou de gestion), qui dispose d’une fonctionnalité de caisse doit satisfaire aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fi scale.
Ainsi, un logiciel de gestion qui permet de suivre les encaissements perçus en contrepartie des opérations de ventes ou de prestations de services qui concernent les non assujettis à la TVA (clients particuliers) doit être sécurisé.


Logiciels multifonctions
Dans le cas de logiciels multifonctions (comptabilité/gestion/caisse), seule la fonctionnalité de caisse enregistreuse/encaissement et non l’ensemble du logiciel, doit être certifiée.